-INTRODUCCIÓN
La Documentación Informativa aparece como instrumento de aplicación en los nuevos sistemas de información social. Si cualquier campo del saber precisa de la Documentación como disciplina y técnica instrumental para gestionar el conocimiento que genera, en el caso de las ciencias de la comunicación social, comunicación e información se exigen de tal manera y se han vuelto tan inseparables que se confunden. La documentación informativa es una actividad que debe responder con una adaptación permanente a unos medios de comunicación de masas en cambio continuo.
Actualmente pensamos en la Documentación como un campo de estudio y un fenómeno ligados a la sociedad y a la cultura de masas. En sentido estricto, la documentación es un modo de comunicación típico del siglo XX sometido a profundas transformaciones, en su último decenio, merced a la irrupción masiva de la telecomunicación en la oficina y en el hogar, en la biblioteca y en los sistemas documentales, no solo están determinados los hábitos y usos de información que tendrán los ciudadanos a principios del tercer milenio sino que también está orientando las preocupaciones y formulaciones de los investigadores del sector.
-CONCEPTO
La raíz “document-” remonta su existencia a textos latinos en los que se percibe una división del concepto entre la acepción relativa a la enseñanza y de la instrucción. Documentación proviene de “docere” que deriva hacia “docimen” y “documen”. La concepción que hoy tenemos de Documentación es más tardía y vinculada a la concepción científica. Según Paul Otlet, considerado como el fundador de la Ciencia Documental, esta disciplina es la ciencia que estudia la producción, conservación, circulación y uso de documentos. Por su parte, otros estudiosos como Lasso de la Vega la definen como un proceso de coleccionar y clasificar por materias y de facilitar testimonio a los inventores y descubridores.
Actualmente, con las características de los tiempos que corren, una concepción más aproximada podría ser la que la define como una disciplina transversal al servicio de la conservación, difusión y reutilización de la información; la producción de nueva información; el conocimiento de nuevas fuentes documentales y por último como una disciplina al servicio de otras, como puede ser el Periodismo.
-PALABRAS CLAVE
Dentro de esta ciencia existen infinidad de términos que se podrían considerar como claves, pero quizás algunos de los más importantes son los que a continuación se enumeran: selección, recuperación, organización, recapitulación, difusión, evaluación y por supuesto información.
-PRINCIPIOS Y FUNCIONES PRINCIPALES
La Documentación Informativa tiene como fines o principios varios puntos, que bajo una pequeña visión general de esta ciencia pueden ser los que se relatan:
*Contribuír a la consecución de los objetivos del medio. Se podría decir que este es el fin principal de la todo proceso de documentación, pues cualquier medio de comunicación que se precie debe de elaborar previa publicación un proceso de investigación documental para que su información sea lo más completa y veraz posible.
-Asegurar la memoria de los acontecimientos y la corporativa. De lo explicado en el punto anterior podríamos derivar este punto, que puede ser visto desde dos perspectivas. Uno de ellos se corresponde con que un medio debe de informar con la verdad y la mayor credibilidad posible respaldada con hechos, y por lo tanto también es importante que lo se narra perdure el máximo tiempo en la mente de los lectores, pues los medios de comunicación a parte de ser una herramienta de información también lo son de instrucción y suponen un importante apoyo en la cultura de una sociedad. Pues la comunicación social es articula y propaga valores, inculca ideas, promueve conductas, ayuda a generar dinámicas de cambio y favorece la construcción de ciudadanías plenas. El otro punto de vista posible que se puede derivar de este principio es que al documentarnos rebuscamos y reencontramos asuntos o temas que probablemente estarían ya en el olvido y con los que nos podemos topar (casualmente o no), y que de esta manera volvemos a hacer “revivir” y quizá en algunos casos hacer perdurar muchos más años en la sociedad.
*Servir de apoyo a los profesionales de la comunicación. Este es quizá uno de los puntos más obvios, pues un comunicador sin documentación previa no será bueno en su oficio nunca, y por lo tanto es muy probable que pierda credibilidad y por supuesto profesionalidad. El trabajo del periodista con la documentación y los documentalistas implica una relación muy estrecha de la que se hablará en apartados posteriores.
-CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN DE LA ACTUALIDAD
Para hablar de las características de la información de la actualidad, es necesario definir lo que entendemos por lenguaje documental, pues es aquí donde comienza el proceso informativo. Pues bien, se entiende por lenguaje documental un constructo de elementos léxicos y reglas realizado con el fin de normalizar y facilitar la entrada y salida de datos en un sistema de información. Tales elementos suelen ser palabras de la lengua natural o códigos ligados y formalizados mediante reglas morfológicas y combinatorias. Gracias a esas convenciones, los analistas se comunican en un tiempo diferido con mayor precisión y eficacia. Desde otro punto de vista, el lenguaje documental es un instrumento de representación del conocimiento con el objetivo de su organización, conservación y recuperación.
Las funciones de estos lenguajes se pueden dividir en tres: representar, es decir soportar y transportar ideas, imágenes o sonidos que pertenecen a planos más abstractos; controlar o normalizar sería una segunda función básica, pues sin el control léxico la búsqueda de información quedaría abandonada al azar; y la tercera y última es comunicar, pues no sirve de nada todo lo anterior si el sistema no es capaz de mantener una comunicación satisfactoria con el usuario.
Las características de los discursos, de sus productores y usuarios imbuidos por una idiosincrasia en permanente transformación, determinan los modos de describir un problema y darle solución documental. En ese sentido, necesitamos conocer las principales claves del discurso periodístico, o lo que es lo mismo, de la información de la actualidad, que son las que a continuación se resumen:
*Enciclopedismo: cualquier tema es susceptible de interés para el medio y su público por lo que el inventario de asuntos y de cruces de asuntos es infinito.
*Universalidad: de la procedencia, de la noticia y de la fuente, de los canales de transmisión y de las audiencias.
*Despersonalización: la procedencia es a veces incierta, los filtros y los gatekeepers junto a los montajes en las redacciones hacen perder todo vestigio de autoría en numerosos casos.
*Tratamiento desigual:los hechos son contados de forma desigual dependiendo de la capacidad del periodista para comprender los mismos y transmitirlos, del interés del periódico o incluso del espacio disponible (en las ediciones impresas sobre todo).
*Redundancia y saturación: los medios ofrecen las mismas noticias y, a veces, hasta en un orden similar según el Agenda- setting y también omiten, sistemáticamente, asuntos de posible interés.
*Ideologización: el discurso periodístico atiende siempre a un código ideológico que, habitualmente la empresa inyecta en cada uno de sus trabajadores. La interpretación de la realidad produce noticias cuyas características influyen de manera decisiva en el resultado del análisis documental.
*Moda y espectáculo: los asuntos más intrascendentes pueden acumular miles de páginas y horas de programación si un personaje es lo bastante audaz como para dar que hablar.
*Dispersión: las fuentes, los lugares, los hechos, los enfoques, los modos, las audiencias, los conceptos, los términos, entre otras cosas se encuentran dispersos y fragmentados en el discurso periodístico.
*Obsolescencia: la información difundida ya no es de actualidad, en todo caso puede servir de documentación para nuevas informaciones y este proceso, según el asunto y el medio, pueden durar unos minutos o unos días.
-CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN UN MEDIO
Todas las redacciones de medios de comunicación, sean estos periódicos, agencias de noticias, revistas, radios o televisiones, cuentan con un centro de documentación cuya misión principal es ayudar a los redactores a componer sus noticias con la exactitud, veracidad y contexto suficiente para que pueda ser entendida por la audiencia a la que se dirige.
Si bien, cuando se habla de documentación escrita el término se puede asociar de forma exclusiva a la actividad que se desarrolla en periódicos, agencias de noticias y revistas, lo cierto es que también en los medios audiovisuales la documentación escrita es parte esencial de las tareas que se desarrollan en estos centros de documentación.
El objetivo fundamental de la documentación escrita en el marco de la documentación periodística es permitir a los usuarios una recuperación posterior de los textos y referencias ya publicados, de información de actualidad o no, para su posible reutilización con fines comprobatorios verificativos, preparatorios, completivos y orientadores.
El proceso documental en los centros de documentación periodística no difiere en exceso de lo que sucede en centros en donde no se trabaja con información de actualidad. No obstante, por las características especiales de estos centros algunas tareas requieren de mayor esfuerzo que otras. La tendencia al enciclopedismo de los medios, ya que se puede tratar cualquier tema, hace que el proceso de selección de fuentes sea bastante más complejo que aquellos centros que se dedican a un tipo de actividad determinada. A continuación se adjunta un cuadro en el que se puede observar las funciones de la documentación en los centros de medios de información, sus ámbitos de aplicación y fuentes.
FUENTE: Elaboración propia
El centro de documentación escrita logra sus objetivos cuando es capaz de responder con precisión y en un plazo normalmente muy escaso a las peticiones realizadas por sus usuarios. Para simplificar la explicación sobre el proceso global de selección en un centro de documentación escrita dividiremos este proceso en tres fases estrechamente relacionadas entre sí:
- La fase de adquisición de fuentes de información externas al medio para el que trabajamos
- La fase de selección de noticias procedentes de otras fuentes externas
- La fase de selección de noticias procedentes de las fuentes de información que genera el propio medio.
En los centros de documentación periodísticos el criterio general para la selección de documentos es el de la perdurabilidad en el tiempo de las informaciones reflejadas en los distintos artículos y su posible uso posterior para documentar otras noticias.
-DOCUMENTACIÓN Y CIBERPERIODISMO
La revolución científica y tecnológica ha tenido y sigue teniendo en la actualidad un papel protagonista en la transformación social y económica. Nos encontramos en una nueva “era de la información” donde los nuevos avances tecnológicos en el campo de la electrónica, de la informática y de las telecomunicaciones han revolucionado no solamente los métodos de producción y las condiciones técnicas e industriales de la información, sino también los hábitos y las formas de hacer, recibir, transmitir y almacenar información.
La denominación información electrónica, para algunos documentación electrónica, es un término genérico utilizado para referirse a todos aquellos sistemas o servicios de información y documentación en los que esta se almacena y se distribuye mediante soportes multimedia que pueden ser leídos por ordenadores, tablets o smartphones.
La llegada de Internet en las redacciones ha supuesto una auténtica revolución tanto para los periodistas como para los documentalistas de prensa, no tanto porque haya cambiando la esencia de cada trabajo sino los medios y los métodos de realizarlo. La mayoría de los periodistas se han convertido así en buscadores de información electrónica y comienzan a saber donde buscar y encontrar información. Para los documentalistas esto ha supuesto una liberación de parte del tiempo que antes dedicaban a responder preguntar de los periodistas, tiempo que ahora pueden emplear para localizar y organizar los mejores recursos de información en la red. Pero no debemos engañarnos, Internet también significa caos, perdida de tiempo, pues no siempre es fácil seleccionar lo que interesa de lo disponible en la red y merma el esclarecedor contacto personal, insuficientes garantías en el contraste de las fuentes, unidireccionalidad ideológica y desigualdad en la puesta a disposición de informaciones y en el acceso a fuentes entre otras.
Lo cierto es que son numerosos los medios que han descubierto cómo muchos de sus usuarios les llegan a través de las distintas redes sociales; usuarios jóvenes, que, en general, no son parte natural del colectivo que se toma su tiempo diario para leer el periódico, impreso o digital.
En este sentido, y como parte integrada en el proceso de producción informativa, la Documentación también está empleando los instrumentos de la web social para acercar y hacer visibles sus contenidos a públicos, en general, poco refractarios a los mensajes documentales. Tal es el caso de la hemeroteca de La Vanguardia (http://www.lavanguardia.es/hemeroteca), que a través de su blog, de su perfil en Twitter y Facebook, difunde las efemérides del día, rescatando del archivo historias y personajes del pasado para hacerlos revivir en un nuevo entorno tecnológico.
En otros casos, los mismos periódicos han creado su propia red social, como una vía rápida para que los periodistas puedan informar de forma ágil las noticias de última hora, incluso desde el lugar de los hechos; y para que los lectores puedan opinar, emitir contenidos y, todos juntos, crear comunidad. Es el caso de Eskup (http://eskup.elpais.com/index.html). Nuevamente, Documentación encuentra un lugar donde multiplicar las posibilidades de hacer visible su trabajo. Así, mediante Eskup (http://eskup.elpais.com/documentacionelpais) se encarga de enriquecer de manera documentantal las informaciones, aportando cronologías, biografías o cualesquiera productos que contribuyan a poner en perspectiva la información, por más de última hora que ésta sea.
Resulta importante que los medios salgan al encuentro de los usuarios, moviéndose por los entornos en donde están los usuarios, a saber: las redes sociales y los móviles. La rutina de votar, de compartir, de valorar, de crear, que siguen los usuarios en estos ecosistemas 2.0 tienen que incorporarse de forma natural a los cibermedios, para ofrecer modelos afines que puedan reconocer.
-ÁMBITOS DE DESARROLLO DE LA DOCUMENTACIÓN
La ciencia de la Documentación no solo debe de ser entendida en el ámbito de la escritura sino que hay más variedades en las que se desenvuelve, como puede ser la fotografía. Esta aparece a mediados del siglo XIX y abrió todo un mundo de nuevas posibilidades de transmisión del conocimiento y la información por medio de imágenes. Hoy en día la fotografía ocupa un importante lugar en la comunicación y la investigación y representa un importante papel en la prensa y un papel primordial en la vida de cualquiera ciudadano.
Otra rama en la documentación audiovisuales, hoy en día quizá una de las más importantes, pues tiene tres campos de actuación en cuanto aporte de información: el de la propia imagen, el del sonido y el resultante de la conjunción de los dos anteriores.
-ESQUEMA CONCEPTUAL
FUENTE: Manual de Documentación informativa, Cátedra, 2000
-BIBLIOGRAFÍA
MOREIRO, José Antonio; Manual de Documentación Informativa, Madrid, Cátedra, 2000.
GARCÍA GUTIERREZ, Antonio (ed.): Introducción a la Documentación Informativa y Periodística, Sevilla, MAD, 1999
Eva Tuñas López
2º Grado en Periodismo
Universidad de Santiago de Compostela